אחד הנושאים היותר כאובים אשר בעלי עסקים נוטים לא לייחס לו חשיבות גבוהה מדי הוא נושא גיבוי הנתונים של בית העסק.
כיום רוב העסקים מתנהלים בעזרת תוכנות מחשב אשר עוזרות לנהל את העסק – תוכנות ERP (ראשי תיבות של Enterprise Resource Planning – תכנון משאבים ארגוניים) אשר מכילות את כל מגוון נתוני העסק – החל מהיסטוריית חשבוניות קבלות הזמנות, דרך מלאי קיים במחסנים וכלה במצב תזרים המזומנים.
נתונים אלו, יחד עם נתונים שיווקיים ונתוני תקשורת, מה שנהוג לכנות CRM (ראשי תיבות של Customer relationship management) ולמעשה מהווה את כל תהליך השיווק והמכירות, כולל ההתקשרויות עם לקוחות העסק, מהווים כיום את הליבה של כל עסק מודרני.
אני מניח שאין צורך להסביר עד כמה חשוב לשמור על הנתונים הללו ועד כמה קשה, ארוך ויקר הוא תהליך שחזור נתונים אשר לרוב כולל השבתת המערכת כולה לפרק זמן בו העסק למעשה עומד ומחכה לכך.
תהליך גיבוי בעסקים הוא תהליך די סטנדרטי הכולל לרוב טייפ גיבוי, מספר קלטות גיבוי (יומיות, חודשיות ואף שנתיות) ותוכנת גיבוי המנצחת על תהליך הגיבוי.
למרות האמינות הגבוהה של שיטת הגיבוי בקלטות, יש לה הרבה חסרונות :
1. מישהו צריך להחליף קלטת כל יום, ומנסיוני, כמעט רק כאלו שנפגעו בעבר מנפילת נתונים או ממחסור בגיבוי מקפידים על החלפה מסודרת ומאורגנת הכוללת רישום של הקלטות.
2. מערכת הגיבוי מאוד יקרה – מדובר על הוצאה של מאות עד אלפי דולרים ברכישת טייפ ובהוצאה של כמה מאות דולרים על רכישת תוכנה, כמו גם החלפת קלטות כל שנה.
3. במידה ונרכש טייפ גיבוי המסוגל לגבות נפח נתונים קבוע (נניח 200 גיגה בדחיסה), לא ניתן "לשדרג" אותו ולהשתמש בקלטות בעלות נפח גדול יותר כשמגיע הצורך, אלא יש לרכוש טייפ חדש בעל נפח מספק ושוב – הדבר יקר מאוד.
4. כדי שטייפ הגיבוי יוכל לבצע גיבוי לכל מסמכי החברה או העסק, ומתוך היכרות טובה עם כל משתמש ממוצע אשר למרות הנחיות לשמור את כל מסמכי העבודה על השרת או במקום מסודר ומוסכם ברשת לא תמיד זוכר לעשות כך – דווקא למסמכים החשובים יותר והשמישים יותר,יש לרכז את כל מסמכי החברה במקום אחד מסודר אותו יגבה תהליך הגיבוי.
5 בדיקת תקינות הגיבוי שבוצע על קלטות היא בדיקה ארוכה אשר מצריכה הכנסת הקלטות פיזית לטייפ כדי "לקרוא" מה שיש בתוכן.
6. שחזור קובץ בודד יכול לקחת הרבה מאוד זמן עד שתימצא הקלטת הנכונה ועד שהטייפ "יריץ" את הסרט למקום הקובץ – תהליך שכזה חייב להתבצע על ידי הכנסת קלטת פיזית גם כן ולכן מחייב המצאות מישהו בבית העסק בזמן השחזור.
אחת הדרכים בהן אני ממליץ ללקוחות שלנו להתמודד עם הנושא היא, במידת האפשר, שימוש ב"שרת גיבוי" – מחשב שלא חייב להיות מחשב חדש אשר יכול גם לשבת פיזית מחוץ לבית העסק אשר מגבה אליו לכוננים הפנימיים שלו את נתוני העסק.
אתם וודאי כבר יודעים שאני חובב פתרונות קוד פתוח שלא מחייבים תשלום עבור שימוש בתוכנה ובדרך כלל מציעים דרך טובה ויציבה יותר מהפתרונות הקניניים, לכן גם כאן, אמליץ על פתרון קוד פתוח מבוסס לינוקס אשר אינו דורש משאבים יקרים – כלומר ניתן להשתמש במחשב ישן (הי, לא ישן מדי … שיהיה פנטיום 4 לפחות …) עליו נתקין הפצת לינוקס (אני עושה את זה עם Ubuntu) – כלומר מערכת הפעלה אשר תשמש כתוכנת שרת, עליה נתקין תוכנת גיבוי בשם Backup PC המצויינת.
תוכנת BackupPC יודעת לגבות מתוך מחשבי וינדוס, לינוקס ומק ומבצעת את הגיבוי על ידי גישה למחשב ומשיכת הנתונים למחשב השרת דרך הרשת.
היתרונות הבולטים של השיטה הם :
1. הגיבוי אוטומטי לחלוטין – אין צורך להחליף קלטות, אין צורך ללחוץ על כפתורים, הכל מתבצע בעצמו (לאחר הגדרה כמובן)
2. בדרך כלל ניתן להשתמש במחשב אותו שידרגנו והחלפנו ולהוסיף לו כוננים פנימיים כדי שניתן יהיה לגבות עליהם. אם המחשב לא מתאים או אין לנו מחשב כזה, אפשר להסתפק במחשב זול שידע לבצע את העבודה.
3. אם חסר מקום, תמיד אפשר להחליף דיסק קשיח – המחירים שלהם מאוד זולים היום והנפח הזמין רק עולה ועולה ואין שום צורך להחליף את המחשב כדי להחליף או להוסיף דיסקים ונפח גיבוי (אלא אם טכנולוגיית חיבור הדיסק ללוח האם משתנה אבל גם זה לא קורה כל שני וחמישי).
4. התוכנה יודעת להתחבר למערכות שונות כפי שציינתי וכל הדרוש כדי שהיא תגבה את המחשבים של המשתמשים הכי מפוזרים ולא מסודרים שיש זה רק להשאיר את המחשב דולק …
5. ניתן לגשת אל ממשק התוכנה באמצעות דפדפן (אינטרנט אקספלורר, פיירפוקס, וכו') ומשם למשוך את הקבצים – כולם או חלקם כדי לבדוק את תקינות הגיבוי ולא צריך להיות פיזית ליד מחשב הגיבוי כדי לבדוק מה גובה.
6. כך גם כדי לשחזר – ניתן למשוך את הקבצים דרך הרשת וכך לשחזר, ללא מגע פיזי עם מחשב הגיבוי !
7. בלחיצת כפתור זמינה למשתמש כל הסטוריית הגיבוי שנעשה על ידי השרת והמשתמש, שוב, מבלי להוציא ולהכניס קלטות, יכול לשחזר קבצים מלפי ימים, שבועות, חודשים או שנים …
8. שיטת האחסון חוסכת מקום בדיסק – כל קובץ מופיע בדיסק רק פעם אחת – גם אם הוא גובה שש פעמים בגיבוי יומי, 4 פעמים בגיבוי שבוי ו 12 פעמים בגיבוי חודשי. כך גם אותו קובץ יופיע פעם אחת בלבד על הדיסק של שרת הגיבוי, גם אם הוא נמצא ב 20 מחשבים שונים ברשת – תוכנת הגיבוי יודעת לקשר את הקובץ הפיזי אל "פולד הגיבוי" של המשתמש.
9. מערכת ההפעלה עליה התוכנה רצה מופצת ברשיון קוד פתוח וללא תשלום
10. תוכנת הגיבוי מופצת ברשיון קוד פתוח וגם ללא תשלום.
לסיכום, אי אפשר לומר שכל פתרון גיבוי יתאים לכל בית עסק אבל במקומות בהם ניתן ליישם שרת גיבוי כזה אני ממליץ בחום לעשות זאת – ולאו דווקא במקום שיטת הגיבוי הקיימת אלא אפשר בנוסף …
שאלו אותי לגבי עלויות הקמה של שרת שכזה – אז גם כאן, לא ניתו לקבוע מחיר שיתאים לכל יישום התקנת שרת כזה אבל באופן כללי, התקנה בסיסית של שרת כזה כולל הטמעה בבית העסק לעסק של עד 30 עמדות יכולה לעלות בין 1000 ש"ח ל 3000 ש"ח – תלוי בכמות המחשבים אותם צריך להגדיר בשרת הגיבוי.
אם תוסיפו לזה עלות מחשב בסיסי (כ 1000 ש"ח עד 2000 ש"ח או מחשבים בעלי שם כמו DELL, LENOVO, HP אז המחיר עולה קצת – בין 2500ש"ח עד 3500ש"ח) אנחנו מגיעים לעלויות של בין 2000 ש"ח עד 6500 ש"ח למערכת מושלמת כולל ההקמה וההתקנה בבית העסק.